Zaman Planı Nasıl Yapılır?

Aciliyet Dünyasında İşleri Yetiştirmek

Hemen bitirmemiz gereken işler, gerekli belgeler, acil toplantılar derken evden çalışma sistemine geçilse bile işlerin aciliyeti azalmadı ve aciliyet dünyasının içerisinde bulunmaya devam ediyoruz. Yaşantımızdaki her iş acele haline geldi, biz de bu acillik içerisinde kaybolabiliyoruz. Herkesi, her an hazır zannediyoruz, sürekli bir şeyleri kaçırıyormuş gibi hissediyoruz, hiçbir şey için zamanımız yokmuş ve hemen halledilmesi gerekiyormuş gibi. Yeniden planlama yapmak bile vakit kaybıymış gibi hissediyoruz.  

Zaman Planı Nasıl Yapılır? 

Zamanı etkin kullanarak öncelikleri belirleyip, doğru planlama yapabilmek zaman planıdır. Zaman planımızı da etkili bir hale getirerek kendimiz için bir zaman yönetimi elde edebiliriz. Hedeflerimize ulaşma noktasında avantajlı olmamızı, zaman stresini ortadan kaldırmayı ve işleri zamanında yetiştirmemizi sağlar. 

Günümüzü Önceden Planlayarak 

Günümüzü ister bir gün önceden ister bir hafta veya aylar öncesinden olursa olsun, önceden planlamak, zaman verimliliği açısından önemlidir. Gün içerisinde yapacağımız her şeye hakim olmak odaklanmamızı sağlar. Bu bir yapılacaklar listesi, zamanımızı nasıl geçirdiğimize dair ayrıntılı günlükler veya zaman yönetimi uygulamalarından yardım almak olabilir. 

Üretkenlik ve Verimlilik Zamanımızı Konumlandırarak 

Günün en efektif olduğumuz zamanını tespit ederek, günümüzü bu zamanı baz alarak kurgulamak doğru bir konumlandırma olacaktır. Öncelik konusunda da sözü geçebilecek ancak verimlilik zamanı açısından da ele alabileceğimiz, 80/20 kuralı olarak bilinen Pareto ilkesinden bahsetmekte fayda var. Başarının %80’inin o iş için ayırdığımız zamanın %20’sinden oluştuğundan ve günün en verimli olduğumuz %20’lik kısmını belirleyerek o zamanı verimli kullanabilmekten de bahseden bu ekonomi ilkesi, bizlere verimli saatlerin önemini vurguluyor. 

İşleri Önceliğine ve Önemliliğine Göre Sıralayarak 

 Zamanımızı planlama açısından önceliklerimizi belirlemenin yollarını bulmalıyız. Bunu yapabilmek için etkili tekniklerden bazıları Pomodoro Tekniği, Eisenhower Matrisi ve Kanban Tekniği’dir.  Örneğin Eisenhower Matrisi’ni uygularsak işlerimizi aciliyet ve önemine göre ayırarak hangisini ne zaman yapmanız gerektiğine dair fikir sahibi olabiliriz. 

1.Acil ve Önemli 

2.Acil Değil ve Önemli 

3.Acil ama Önemsiz 

4.Acil Değil ve Önemsiz 

Öncelikle Zor İşlerinden Üstesinden Gelerek 

En zor görevi gerçekleştirmiş olmak bizlere devam etmemiz için ivme kazandıracaktır. 

İşiniz iki büyük kurbağa yemekse, önce büyük olanı yemek en iyisidir. 

Mark Twain 

Hayır Diyebilerek 

Gün içerisinde sizden yapılması beklenen, istenen her şeyi yapmak zaman yönetimi ve verimliliği açısından uygun değildir. 

Zamansal Hedefler Koyarak 

Kanban Tekniği bizlere hedeflerimizi yapacaklarım, yapıyor olduklarım ve yaptıklarım şeklinde üçe ayırmamızı öneriyor. Ulaşmayı istediğimiz bu hedeflere bir zamansal hedef koymak da bizim motivasyonumuzu ve zaman yönetimimizi güçlendirecektir. 

Aynı Anda Birden Çok İş Yapmaktan Kaçınarak 

Aslında mantık olarak aynı zamanda iki iş zamandan tasarruf adına en mantıklısı gibi dursa da verimlilik düşmesi nedeniyle zaman yönetimi açısından doğru değildir. Zaman yönetimine sadece zamansal tasarruf yönüyle bakılmamalıdır. 

Ne Kadar Vakit Harcadığımızı Bilerek  

Vakte göre verimlilik konusunda Podomoro’dan biraz bahsedecek olursak, zamanlayıcı kullanarak zamanı etkili kullanmaya dayandığını söyleyelim. 25 dakikalık yoğun çalışmanın ardından 5 dakikalık mola vermemize 1 Podomoro deniyor. Yapılacak işin yoğunluğuna göre üst üste 4 podomoro yapılabiliyor ve bu zamanın ardından da bir 25-30 dakika mola vermemiz gerekiyor. Böylelikle işlerimize özel olarak yoğunlaşarak bir yandan düzenli molalar da verebiliyoruz. 

Mükemmelliyetçilikten Kaçınarak 

Mükemmeli yapamadığımızda moralimizin düşüp daha kötüsünü yapmak veya hiç yapmamaktansa hedeflerimizde esnek olup aksiliklerle yüzleşmeliyiz. 

Çevreyle Doğru İletişim Kurarak 

İş arkadaşlarımızla ve çevremizle iletişimimiz doğru olursa iletişimsel sorunlardan dolayı kaybettiğimiz vakti önlemiş oluruz. 

Sınırlar Koyarak 

Ev ve işi hem mekan hem zaman olarak birbirinden ayırdığımız zaman ikisinden de daha çok verim almamız mümkündür. İşten çıkıp eve gittiğiniz zaman aklınızı meşgul eden işle ilgili her konuya çözüm bulmak ya da cevap vermek zorunda değilsiniz. Özel yaşantınızdaki durumlar da iş hayatına yansımamalı. 

Paradan bile daha az ekonomik olan zaman hiçbir şekilde telafi edilemez ya da geri döndürülemez ancak doğru bir zaman planı ile zamanımızı daha verimli bir şekilde kullanmanın yolları var. Bu planların kimisi birbirimize göre farklılıklar gösterse de belli zaman planları hepimizin zamanını doğru kullanması için ortak faydalar sunabiliyor.