Özlük Dosyası Hazırlamak ve Bilinmesi Gerekenler
Şirketler işe alımlarından sonra her personeli için bir özlük dosyası hazırlar. Bu dosyalar, çalışanın gerekli bilgilerini içeriyor ve çalıştığı süreç boyunca yaptıklarını da ilave ederek detaylandırılıyor. Aynı zamanda özlük dosyaları işçi ve işveren arasında kurulan ilişkinin de temellerini atıyor. İşveren ve işçi açısından özlük dosyaları tam olarak neyi ifade ediyor? Önemli bir diğer soru ise bu dosyalarda hangi evrakların bulunması gerekiyor?
Özlük Dosyası Nedir?
Özlük Dosyası diğer bir adıyla işçi personel dosyası, 4857 sayılı Türk İş Kanunu’nun, 75. Maddesi gereğince şirketlerin her bir çalışanı için ayrı ayrı tutması gerektiği belirtilen, çalışanlara ait kapsamlı bilgilerin bulunduğu kayıt niteliği taşıyan dosyalara deniyor.
Personel özlük dosyasının hazırlanması, hukuki olarak “işveren, işyerinde çalışan her işçi için bir personel dosyası ayarlayacaktır. İşveren, çalışanın kimliğiyle ilgili bilgilere ek olarak, bu kanun ve diğer mevzuata göre düzenlemesi gereken tüm belge ve kayıtları tutmak ve talep edildiğinde yetkili kişilere ve yetkililere göstermekle yükümlüdür.” sözleriyle de açıkça dile getiriliyor.
Dosyanın temelini işe girişte işçi ve işveren tarafından temin edilen belgeler oluştursa da elbette ki sadece bunlar yer almıyor. Çalışanın çalıştığı süre dahilinde kullandığı izinleri belirten izin formları, çeşitli raporlar, resmi evraklar, çalışana ait var ise uyarı ya da disiplin cezaları da bu formda yer alıyor. Bu sebeple her çalışanın dosyası kendine özgü hale geliyor ve özlük dosyalarının neden bu kadar önemli olduklarını gözler önüne seriyor. Ayrıca olası bir durum yaşandığında resmi makamlar ve mahkemeler için bu dosyaların güncel ve eksiksiz olması büyük bir önem taşıyor. Peki, özlük dosyasında bulunması gereken evraklar nelerdir?
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
Nüfus Kayıt Örneği
2 Adet Vesikalık Fotoğraf
İkametgâh Belgesi
Adli Sicil Kaydı
Diplomalarının Fotokopisi
Sağlık Raporu
Kan Grubu
Özgeçmiş
İş Başvuru Formu
İş Başı Eğitim Formu /Oryantasyon Formu
İş Sözleşmesi/Hizmet Sözleşmesi
SGK İşe Giriş Bildirgesi
Evli Personelin Evlilik Cüzdanı Fotokopisi
Evli Personelin Eşinin ve Varsa Çocuklarının Nüfus Cüzdanı Fotokopileri
Erkek Çalışanlar için Askerlik Durum Belgesi
Çalışanın özlük dosyasında yer alan bu belgeler çalışan işine devam ettiği sürece detaylandırılmaya devam ediyor. İş kazası raporu, tutanaklar, uyarılar, ücret artışları, terfiler, performans değerlendirmeleri, ücretli-ücretsiz izinler bu detaylandırma içerisinde gösterebileceğimiz belgelerden.
Çalışanın işe girdiği zamandan, çalıştığı süreç boyunca oluşturulan özlük dosyaları elbette çalışanın işten ayrılmasıyla güncellenerek son buluyor. Çalışanın işten ayrılması durumunda özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler ise şöyle:
İstifa Dilekçesi
Kıdem Tazminatı ve İhbar Tazminatı Bordroları
SGK Kayıt Silme/İşten Ayrılma Bildirimi
İbraname
Haklı Fesih Sebebi Olması Durumunda Delil Evrak
Noterden Gönderilen Bildirimler
Hizmet Belgesi
İhbarname
Fesih Bildirimi
Özlük Dosyaları Ne Kadar Süreliğine Saklanır?
Çalışan özlük dosyasının saklanması ile ilgili İş Mevzuatında, kaç yıl saklanması gerektiği belirtilmiyor. Ancak yetkili alanların hukuki şartlarına baktığımızda vergi mevzuatında 5 yıl, SGK mevzuatında 10 yıl, Türk Ticaret Kanunu’nda 10 yıl ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında ise 15 yıl saklama zorunluluğu olduğunu görüyoruz.
Belirtmekte fayda var ki, SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarınca özlük dosyalarının istenilmesi halinde bu kayıt ve belgelerin 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekiyor. Aynı zamanda işveren tarafınca işçi özlük dosyalarını düzenlememenin cezası 2022 itibari ile 4.173 TL olarak belirlendi. Buradan da anlayacağımız üzere hem çalışan hem de şirket açısından bir güvence oluşturan özlük dosyaları yadsınamayacak kadar önemli ve gerekli bir yer tutuyor.
