İşveren olarak çalışanınıza dair bilgileri özlük dosyası içinde tutuyor musunuz? Halihazırda tutmuyorsanız bu durumun yasaya aykırı olduğunu belirtmek isteriz. Bu kapsamda yasalarca zorunlu tutulan dosya hakkındaki detayları keşfederek personel özlük dosyasi için gerekli evrakları düzenleyebilirsiniz.
Personelleriniz hakkındaki temel demografik bilgileri, sigorta işlemlerini, yıllık ve diğer izinleri, sağlık raporlarını ve yasalarca belirtilen evrakları dosya içinde saklamanız gerekir. Her iki tarafın da mağduriyetinin önüne geçen personel özlük dosyasi, vergi işlemleri yürütme süreçlerinizde kolaylık sağlar. İnsan kaynakları yönetimi kapsamında tutulan ve her an takibi sağlanan bu dosyaların güncelliği ise önemlidir. Bu güncelliği sağlamak için yeni belgelerin o gün içinde sisteme eklenmesi gerekir. İ k yönetimi kapsamında personelin işe başladığı andan iş sözleşmesinin bitirilmesine kadar geçen bu süreç, gerekli belgelerle kaydedilmelidir. Bu kapsamda İş Kanunu çerçevesinde işçi özlük dosyasında bulunması gerekenler hakkındaki detayları takip edebilirsiniz.
Bu dosyanın ne olduğuna ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair detayları aşağıdaki başlıklarla takip edebilirsiniz:
Özlük dosyası nedir?
Özlük dosyası nasıl hazırlanır?
Özlük dosyasında olması gerekenler
İş Kanunu kapsamında özlük dosyası nasıl ele alınır?
Sıkça sorulan sorular
Sonuç
Özlük Dosyası Nedir?
Personellerin işe başlama süreçlerinden çıkışlarına kadar geçen zamandaki ilgili evrakların korunduğu dosyaya özlük dosyası denir. Bu dosya içinde çalışanın işe başvururken ilettiği belgeler ve çalışma sürecindeki aktivitelerini içeren evraklar yer alır. Personelin kimlik fotokopisi, sağlık raporu, adli sicil kaydı ve ikametgah bilgileri bu belgeler arasındadır. Ayrıca işverenin eklemesi zorunlu tutulan evraklar da özlük dosyasında bulunmalıdır.
4857 sayılı Türk İş Kanunu kapsamında 75. Madde içinde belirtilen özlük dosyasına ait gerekli belgeler, hukuka uygun bir şekilde dosyalanıp saklanmalıdır. Bu madde kapsamında işçi haklarını korumaya yönelik gizlilik ilkesi belirtilir. İşçiye ait her hareketi kaydettiğiniz özlük dosyasını, gerektiğinde kamu kurum ve kuruluşlara inceleme için verebilirsiniz. Bu doğrultuda insan kaynakları departmanının özlük dosyası üzerinde dikkatli bir şekilde çalışması önemlidir.
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Personel özlük dosyasi, işletmenizde çalışan tüm personeller için ayrı ayrı hazırlanmalıdır. Dolayısıyla personelin kendisiyle ilgili bir belge iletmesi halinde özlük dosyasına belgeyi dahil edebilirsiniz. İ k departmanı tarafından belirlenen belgelerin eksiksiz temsil edilip edilmediği yine insan kaynakları yönetimi kapsamında takip edilir. Şu adımları izleyerek işletmeniz için özlük dosyası hazırlayabilirsiniz:
Öncelikle her departman çalışanları için birer dosya hazırlayın. Dosyaların adı; personelin adını ve soyadını içermelidir.
Özlük dosyasına eklenecek evraklar için bir liste çıkarın. Bu listeyi her çalışan için takip edin. İş Kanunu kapsamında işletmeler kendine özel gerekli evrak listesi oluşturabilir.
Her dosya için bir takip çizelgesi belirlenir. Bu takip çizelgesi üzerinden belirli aralıklarla evrakların takibini ya da yeni evrak ekleme işlemlerini yapabilirsiniz.
Özlük dosyası hazırlama sürecinde net bir format yoktur. Dolayısıyla işletme olarak kendi ihtiyaçlarınızı gözeterek bir süreç yürütebilirsiniz.
Özlük Dosyasında Olması Gerekenler
İşletmenizin yer aldığı sektöre göre farklı evraklar gerekli olabilir. Dolayısıyla net bir evrak listesi yoktur. Bunun yanı sıra bazı bilgilerin gerekliliği önemlidir. Neredeyse her işletmede bu belgeler talep edilebilir. Personel özlük dosyasinda bulunması gerekenler arasında şunlar yer alır:
Çalışana ait öz geçmiş
Vesikalık fotoğraf
Nüfus cüzdanı fotokopisi
İkametgah adresi
Diploma fotokopisi
Adli sicil kaydı
Sağlık raporu
Çalışan yabancı ise çalışma izni fotokopisi
Çalışan engelli ise buna dair belgenin fotokopisi
Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
SGK işe giriş bildirgesi
Kan grubu belgesi
18 yaş altı çalışanlar için ebeveyn izni belgesi
Doğum yapan kadınlar için 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
Doğum yapan kadınların emzirme izin talep dilekçesi
İzinsiz gelmeme veya geç kalma durumuna ait tutanak
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında personele verilen eğitimlere dair belgeler
Varsa iş kazası raporları
Varsa disiplin cezaları, uyarılar veya tutanaklar
Performans değerlendirme belgeleri
Ücret kesintileri için neden belgeleri
Terfi yazısı belgeleri
Çalışan hakkındaki yazışmalar
İş Kanunu Kapsamında Özlük Dosyası Nasıl Ele Alınır?
Personel özlük dosyası, hukuki olarak İş Kanunu kapsamında ele alınır. Bu kanunla birlikte işverenin çalıştırdığı her personel için dosya hazırlaması gerektiği belirtilir. Hazırlanan bu dosya, işveren tarafından saklanmalı ve korunmalıdır. İlgili evraklar güncel bir şekilde dosyaya dahil edilmelidir. Bu dosya içindeki maddeler gerektiği durumlarda yetkili mercilere hukuk çerçevesinde iletilebilir.
4857 Sayılı İş Kanunu, işçilerin çalışma şartları ve ortamlarına dair hak ve sorumluluklarını kapsayan bir kanundur. Personellerin haklarını ifade ederken işverenlerin sorumluluklarını belirtir. Kanun kapsamında hareket edilmesi her işveren için zorunludur. Madde 75’te yer alan özlük dosyası oluşturma gerekliliği, kanun kapsamında öne çıkarılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Personel özlük dosyasına dair detaylara yukarıdaki başlıklar altında yer verdik. Şimdi ise diğer sorulara yer vererek konuyla ilgili merak ettiğiniz noktalara değineceğiz.
Özlük dosyası tutmama cezası nedir?
İşverenlerin kanun kapsamında özlük dosyası zorunludur. Bu dosyayı tutmamaları durumunda ise ilgili kanunun 104. Maddesi çerçevesinde idari para cezasına çarptırılacakları belirtilir.
Personel özlük dosyası nereye iletilir?
İnsan kaynakları yönetimi kapsamında belirlenen dosya içeriği, her çalışan için geçerlidir. Personeller bu içeriğe uygun belgeleri sağlar ve ilgili belgeler özlük dosyasında saklanır. İnsan kaynakları içinde korunan belgelerin hukuka uygun durumlarda istenmesi halinde ilgili merciye iletilmesi gerekir.
Çalışan işten ayrıldığında özlük dosyasına hangi belgeler eklenmelidir?
Dosya içinde yer alan belgeleri işten ayrılma dönemi ve sonrası için saklamanız gerekir. Bu noktada işten ayrılan personelin dosyasına bazı evrakları dahil edebilirsiniz. İlgili evraklar arasında; istifa dilekçesi, varsa kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı ücretleri, SGK kayıt silme bildirimi, haklı fesih sebebi varsa delil, hizmet belgesi, ibraname ve diğer noter bildirimleri yer alabilir.
Özlük dosyası evrakları ne kadar süre boyunca saklanabilir?
Özlük dosyası evrakları, belirlenen süre kapsamında işveren tarafından saklanmalıdır. Bu saklama süresi vergi uygulamalarına göre 5 yıl şeklindedir. Diğer taraftan SGK için 10 yıl, iş sağlığı ve güvenliği için 15 yıl saklanması gerekir.
Çalışan niteliğine göre gerekli evraklar nelerdir?
Personel özlük dosyasinda bulunmasi gerekenler, çalışan niteliğine göre farklılık gösterir. Dolayısıyla her personel için farklı belgeler eklemeniz gerekir. Bu kapsamda şu gibi belgeleri özlük dosyasına ekleyebilirsiniz:
Vardiyalı çalışan işletmeler için vardiya çizelgesi
Ağır ve tehlikeli işlerde çalışan personeller için bilgi
Fazla mesai için onay belgesi
Sürücü görevinde çalışanlar için sürücü belgesi
Yapılan işin niteliğine göre sağlık raporları
İş yerine ait bir ekipmanın teslim edilmesi durumunda zimmet belgesi
Periyodik sağlık takibi gerektiren bir işte çalışanlar için düzenli sağlık raporu
Sonuç
Personellerin takip edilmesi ve onlara dair verilerin saklanması, işverenler için önemli konulardan biridir. Bu kapsamda gerekli olan özlük dosyası, her işletme için ayrı evrak ihtiyaçlarını içeren bir kapsama sahiptir. İşletmenizdeki personellere dair bilgileri incelemek, yapılan sözleşmeleri korumak, personellerinizin izinlerini takip etmek ve terfi gibi belgeleri saklamak için bu dosyalara ihtiyaç duyarsınız.
Özlük klasörü kapsamında yürütmeniz gereken bu süreç için hızlı ve ulaşılabilir insan kaynakları yazılımı fırsatlarını değerlendirebilirsiniz. Anlık dosya takibi, ulaşılabilir panel üzerinden yönetebilme imkanı ve personellerin izinlerini takip edebilmeniz için i k yazılımları etkili çözümler sunar. HRplan kapsamında sunduğumuz free ik seçeneğini değerlendirerek işletmenizde kullanabilirsiniz. Dijital çözümlerle işletmenizdeki süreçleri hızlandırabilirsiniz.
